Verwaltung von Wohnungseigentum – Aufgaben des WEG-Verwalters


Die Aufgaben einer Wohnungseigentumsverwaltung / des WEG-Verwalters ergeben sich aus dem WEG (Wohnungseigentumsgesetz), dem Verwaltervertrag sowie aus der Gemeinschaftsordnung und den Beschlüssen der WEG.


Seit der Novellierung / Modernisierung des WEG-Gesetzes zum 01.12.2020 ergeben sich heute die Aufgaben aus § 19 und § 27 WEG, wobei die bisherige, ausführliche Aufgabenauferlegung oder Anpassung der Aufgaben des Verwalters nun der WEG "selbstbestimmend"  übertragen wurde.


Ist ein WEG-Verwalter für eine Wohnungseigentümergemeinschaft tätig, obliegt ihm die Verwaltung des Gemeinschaftseigentums. Das bedeutet die kaufmännische, technische und rechtliche Geschäftsführung für das Gemeinschaftseigentum im gemeinschaftlichen Interesse aller Wohnungseigentümer. 


Zum Gemeinschaftseigentum gehören das Grundstück sowie die Teile, Anlagen und Einrichtungen des Gebäudes, die kein Sondereigentum (Eigentumswohnung) oder kein Eigentum eines Dritten sind, § 1 Abs. 5 Wohnungseigentumsgesetz (WEG). Man spricht hier auch von Teilen / Elementen des Gebäude, ohne die dieses nicht bestehen könnte, wie Dach, Fenster, Türen, tragende Wände und Decken, Fassaden usw..  


Wir sehen aber nicht nur die Bewirtschaftung Ihrer Immobilie im Vordergrund, sondern auch die Vermögensverwaltung Ihrer Investition und die Verwaltung des Vermögens der Wohnungseigentümergemeinschaft.


Zudem sehen wir Transparenz als Grundlage für ein(e) vertrauensvolle(s) Zusammenarbeit / Miteinander. 



Kaufmännische Aufgaben


  • Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen
  • Erstellung der Jahres-, Hausgeld- / Wohngeldabrechnung inkl. Rechnungskontrolle und Belegprüfung 
  • Buchführung und Prüfung aller Geldein- und Ausgänge
  • Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern
  • Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen
  • Anforderung, Abrechnung und Kontrolle der Aufwendungen für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum - bis zur Erstattung der verauslagten Beträge

  • Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug sowie der Erhaltungsrücklagen der WEG (ehem. Instandhaltungsrücklagen)

  • Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamt-Heizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Service-Unternehmen, Einzelbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder-/ Teileigentum in die Einzel-Jahresabrechnung

  • Veranlassung, bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen

  • Ganzjährige Beratung (Eigentümergemeinschaft und Verwaltungsbeirat)

  • Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen*
  • Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte), einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführungen von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger, etc.*

  • Mitwirken bei Wohnungsverkäufen*

  • § 35a EStG - Nachweis haushaltsnahe Dienstleistungen und Reparaturen*

* = sind Sonderleistungen der Verwaltung



Technische Aufgaben


  • Überwachung des Objektzustands, ggf. durch regelmäßige Begehungen
  • Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom) bzw. Meldung dieser an die Versorgung
  • Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsmaßnahmen, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen*, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche*
  • Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker, Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)
  • Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker und Dienstleistungsfirmen
  • Einleiten von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand- und Sturmschäden sowie Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher
  • Prüfung und Abrechnung der Leistungen gegenüber der Versicherung 
  • Einweisung Handwerker und Hausmeister bei Bedarf

  • Veranlassung Schlüssel- und Handsenderbestellungen für die Gemeinschaft / für den Sondereigentümer*

  • Beauftragen von Sachverständigen, Gutachten und Fachingenieuren bei Bedarf und nach Beschlussfassung der WEG
  • Entwicklung von Nutzungskonzepten oder eines Instandhaltungsplans*

  • Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange

* = sind Sonderleistungen der Verwaltung



Rechtliche Aufgaben


  • Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft
  • Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung) ggf. unter Hinzuziehung von Fachleuten
  • Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen
  • Verhandlung / Prüfung und Abschluss  von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge. Dienstleistungsverträge usw.)
  • Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand
  • Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen, 
  • Vertretung der WEG bei / mit Anwälten und vor Gericht, soweit notwendig
  • Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtsprechungen auf die WEG
  • Organisatorische Aufgaben
  • Korrespondenz mit Eigentümern und wenn erforderlich mit Mietern vermieteter Eigentumswohnungen
  • Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokollerstellung
  • Erstellung von Versammlungsprotokollen und Beschlussniederschriften, inkl. Versand an die Eigentümer
  • Führung von Beschlusssammlungen
  • Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung, wobei die abschließende rechtliche Durchsetzung von Ansprüchen bei der WEG per Beschlussfassung liegt 
  • Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen

  • Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange (bei Bedarf auch mit Mietern)*

  • Beschwerde Management*
  • Maßnahmenentwicklung zur Fristenwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen
  • Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen, soweit notwendig*
  • Rechtsdienstleistungen nach §5 Rechtsdienstleistungsgesetz die als Nebenleistung zum Berufs- oder Tätigkeitsbild gehören
  • Mitwirken bei Wohnungsverkäufen*

* = sind Sonderleistungen der Verwaltung



Kostenlose und kostenpflichtige  Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen einer Verwaltung:


Kostenlose Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen einer Verwaltung


Um den Eigentümern eine umfassende Information und Werthaltung des Grund- / Immobilienbesitzes zu bieten, erhalten Sie weitere kostenpflichtige Sonder- / Serviceleistungen. 


Diese Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen sind kostenfrei und mit dem pauschalen, monatlichen / jährlich vereinbarten Verwaltungsentgelt (Verwaltergebühr) abgegolten.


• Versammlungsprotokoll / Niederschrift - Jedem Wohnungseigentümer wird eine Kopie der Beschlüsse der Eigentümerversammlung ohne besonderen Nachweis an die letzte, schriftlich gemeldete / bekannte Adresse, zugestellt. Soweit möglich bei freiwilliger Angabe der Emailadresse auch elektronisch per Email bzw. über das Web- / Kundenportal.


• Geldbestandsnachweis - Der Nachweis über die Richtigkeit der vorgelegten Jahresabrechnung erfolgt u.a. durch Geldbestands-Nachweis von Gesamt-Einnahmen, -Ausgaben und Verrechnungsposten je Abrechnungsjahr. Der Verwaltungsbeirat erhält von dieser Aufstellung eine Kopie.


• Erhaltungsrücklage - Die Anlage der angesparten Erhaltungsrücklagen (ehem. Instandhaltungsrücklagen) werden dem Verwaltungsbeirat bei der Belegprüfung nachgewiesen und den Eigentümern in der Abrechnung und bei der jährlichen Versammlung mitgeteilt.


• Einsicht in Unterlagen - Jeder Miteigentümer erhält Einsicht in alle Unterlagen der Gemeinschaft innerhalb der Bürozeiten, nach vorheriger Terminvereinbarung und ggf. im Büro der Verwaltung oder durch Übersendung der Belege als Pdf-Dokument (Scan). - Umfangreichere Einsichten sind kostenpflichtig*. 


• Erstellung einer Hausordnung - Die erste Haus-/ Nutzungsordnung einer Eigentümergemeinschaft wird von der Verwaltung zur Beschlussfassung vorbereitet.


• Bearbeiten von Eigentumswechsel (z.B. Information des Erwerbers, ändern der Stammdaten, Auskünfte / Einsicht in die Unterlagen usw.)


• Erstellung der umfassenden Tagesordnung zur Eigentümerversammlung - Der Inhalt der Tagesordnung wird gemeinsam mit dem Verwaltungsbeirat abgesprochen und festgelegt.


• Beschlussentwürfe - Um einen zügigen und reibungslosen Ablauf in der Eigentümerversammlung sicherzustellen, bereitet die Verwaltung, soweit möglich, Beschlussentwürfe zu den einzelnen Punkten der Tagesordnung vor.


• Beiratskopien - Von wichtigem Schriftverkehr im Tagesgeschäft / operativen Geschäft der WEG erhält der Verwaltungsbeirat Kenntnis / Kopie per Email, damit er immer über die aktuellen Belange der Gemeinschaft informiert ist und seine Stellungnahme bei Bedarf dazu abgeben kann. 


• Unterstützung zur Belegprüfung


Kostenpflichtige Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen einer Verwaltung


Diese Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen sind nur kostenfrei und nur mit dem pauschalen, monatlichen / jährlich vereinbarten Verwaltungsentgelt (Verwaltergebühr) abgegolten, wenn dies ausdrücklich zwischen der Eigentümergemeinschaft und der Verwaltung vertraglich vereinbart wurden!!


• Nutzung des Web- / Kundenportals - HomeCase - zur Verfügungstellung der Unterlagen der Eigentümergemeinschaft als Pdf-Dokument wie Teilungserklärung, Gemeinschaftsordnung, Hausordnung, Pläne, Versammlungsprotokolle, Unterlagen der stattfindenden Eigentümerversammlung, Versicherungspolicen und Verträge u.v.m.


• Umsetzung und Vereinnahmung von Sonderumlagen, meist nach Beschlussfassung 


• Instandhaltungsplan - Planung der zu erwartenden Instandhaltung / Instandsetzung über einen Zeitraum von 5 Jahren in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat sowie Fachingenieuren.


• detaillierte Kostenzusammenstellung für geplante, größere Instandhaltungs-,  Instandsetzungs-, Sanierungs- oder Modernisierungsmaßnahmen - Beratung durch die Verwaltung (in Zusammenarbeit mit dem Verwaltungsbeirat) über kurz- und mittelfristigen Bedarf der Instandhaltung und Instandsetzung einschließlich Berechnen der dazu notwendigen Finanzmittel.


• Zuarbeit an Rechtsanwälte und Begleitung von Gerichtsverfahren gegen oder für die WEG - Bearbeiten von Gerichtsverfahren wie z.B. Beschlussanfechtungen, Rechtverfahren gegen Behörden etc.  Über die Anträge und Ergebnisse von Verfahren werden die Eigentümer primär in der Eigentümerversammlung oder in Kurzform durch Rundschreiben oder in elektronsicher Form informiert.


• Mitwirken bei Schadenssuche /-beseitigung und Abwicklung von Schäden und "Versicherungsschäden" im Sondereigentum, die nicht Ihre Ursache  im Gemeinschaftseigentum haben.


• Kosten für den Versand, insbesondere der Kurierdienstkosten für die Übersendung der Hausgeldordner mit allen originalen Belegen und Rechnungen.* 


• Vorbereitung, Planung, Durchführung und Nachbearbeitung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen (bleiben grundsätzlich kostenpflichtig)*


• Vorbereitung, Planung, Durchführung und Nachbearbeitung, Abrechnung größerer und umfassender Instandhaltungs-, Sanierung- und  Modernisierungsmaßnahmen an Gemeinschaftseigentum (bleiben grundsätzlich kostenpflichtig)*


* = (bleiben grundsätzlich kostenpflichtig)



kostenpflichtige Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen einer Verwaltung - die aber die einzelne Eigentümerpartei betreffen


Es kann vorkommen, dass direkt durch einzelne Eigentümerparteien oder Dritte (Mietpartei bei Kapitalanlegern), aber auch durch verursachte, nicht mittelbar notwendige Mehrleistung bei Instandhaltungs-,  Instandsetzungs-, Sanierungs- oder Modernisierungsmaßnahmen für die Gemeinschaft zusätzlicher Aufwand entsteht, der von der Verwaltung bei Vertragsabschluss nicht kalkulierbar ist. 


Diese Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen sind nicht kostenfrei und nicht mit dem pauschalen, monatlichen / jährlich vereinbarten Verwaltungsentgelt (Verwaltergebühr) abgegolten und werden von der Verwaltung gesondert gegenüber der betreffenden, verantwortlichen Eigentümerpartei / dem Verursacher und direkt an diese(n) belastet bzw. weiterbelastet:


• Nichtteilnahme am Lastschriftverfahren für Hausgeld und Sonderumlagen.


• Kosten im Zusammenhang mit offenen Beträgen die den einzelnen Eigentümer betreffen wie nicht gezahltes monatliches Hausgeld, Sonderumlagen, Abrechnungsbeträge usw. sowie Mahnkosten und die Kosten der rechtlichen Geltendmachung über eine Anwalt und erforderliche Gerichtsverfahrensgebühren


• bei Eigentumswechsel - Zur Verfügungstellung von Unterlagen für Makler, Erteilung der Verwalterzustimmung grundsätzlich zu Lasten des Verkäufers, da mit der neuen Eigentümerpartei noch kein Vertragsverhältnis besteht, auch wenn der Kaufvertrag etwas anderes aussagt  (für die notarielle Beglaubigung der Verwalterzustimmung fallen grundsätzlich zusätzliche Kosten des zu beglaubigen Notars an).


• Schäden / Versicherungsschäden im Sondereigentum - Mitwirken bei Schadenssuche /-beseitigung und Abwicklung von Schäden / Versicherungsfällen im Sondereigentum.


• Zusätzliche Aufwendungen bei Instandhaltungs-, Instandsetzungen, Sanierungs- oder Modernisierungsmaßnahmen die durch Sondereigentümer ausgelöst wurden oder werden.  


• Kopier- und Versandkosten von Unterlagen einschließlich der aufgewendeten Personal-, Fahr- und Portkosten der Verwaltung für die zu erbringenden Sonder-, Zusatz- oder auch genannten Mehrleistungen. (Grundsätzlich besteht nur ein Einsichtsrecht oder die Möglichkeit des selbständigen Herunterladen aus dem Web- / Kundenportal.)